Background
年度股东大会不仅是组织展示自己的机会，也是民主做出关键决策的地方. 确保在会员大会上有尽可能多的会员代表，将有助于组织提供会员希望看到的内容. 混合型年度股东大会提供了几个好处，以增加与成员/股东的接触. Articles permitting, 组织可以在会议中充分利用这些好处.
Increasing Attendance and Engagement
Many organisations and membership bodies have a geographically dispersed membership or shareholders; an in-person only AGM held in a physical location may be a barrier, 这意味着由于旅行时间或费用，所有利益相关者可能无法前往会场参加会议. 混合型年度股东大会允许那些地理上分散的成员出席, meaning they can join in first hand with the meeting. 他们以前唯一的选择可能是指定一个代理人出席并代表他们投票. 在大多数情况下，会议主席被指定为代理人，特别是如果成员或股东不知道有其他成员代表他们行事.
With increased attendance at your AGM, 你可以更好地代表你的会员基础或股东, and some could argue this is good governance and best practice; plus, all the other associated benefits.
使用一个平台，在年度大会上进行聊天和问答环节，可以包括曾经没有提出的话题，从而引导组织的思想向前发展, 促进与组织运营者和关键利益相关者建立更紧密的联系.
Reduced Costs and Expenses
Allowing members and shareholders to attend general meetings virtually, 这意味着，不仅是那些在更远的地方工作的人，旅行费用也会减少, 也包括那些通常亲自参加但决定在线参加年会的人. 这也带来了减少与旅行相关的碳足迹的好处.
如果出席大会的人数较少，场地租用或场地费用可以抵消. 同样，混合型年度股东大会可以在年度股东大会场地空间有限的情况下提供帮助.
Analytics and ROI
为所有决议生成结果都很简单，在混合大会上跟踪数字与会者意味着主席可以看到哪些成员参加了会议并在会后投票, whilst keeping each individual vote secure. With any hybrid platform, 它应该包括一个完整的审计跟踪，当任何成员/选民采取任何行动. If all attendees vote digitally, 与传统的举手表决方法相比，可以更快地获得结果.
Access to digital attendee behaviour, makes post meeting analysis easier, including obtaining a view on Return on Investment (ROI). Which, with anticipated reduced meeting costs, could see an improvement, further supported by increased scalability and reach.
Choosing a Platform and Associated Costs
There are inherently costs associated with introducing a Hybrid AGM, and consideration should be given to:
1. 需要安全的投票方法，如果那些亲自投票应该通过相同的方法作为那些远程出席.
2. 让那些亲自出席的人能够远程看到和听到这些, especially if they are asking a question.
3. 使远程与会者不仅能够看到和听到主席和任何小组成员, but also those in attendance asking questions.
对于上述第1点和第2点，您将需要独立检查员的服务，该服务可以提供托管的在线投票服务，最好与Zoom(或同等功能)集成。, takes proxy votes into account, 显示实时结果，对于远程与会者来说，在任何启用web浏览器的互联网连接设备上使用都很简单/容易.
对于上述第3点，音频/视频(AV)公司应该能够为您承担这一点, 但很有可能你已经找了一家AV公司来记录你的年度股东大会，并在你的网站上放上一份副本，供那些不能参加或想稍后回顾会议的人使用. So, there may not be too much of a cost increase for these services.
Summary
面对面年度股东大会期间的各种障碍，如空间限制, geographical constraints, travelling expenses all get resolved with hybrid AGMs. 然而，结果是出席率增加，参与度提高，参与度扩大.
对于那些通常不会参加实体会议的成员来说，使用混合年度股东大会的方法可以看到更大参与度的好处. 如果组织已经使用音频/视频公司记录其年度股东大会, 这样一来，使会议充分互动并包括远程成员或股东，就不会有太多额外的成本.
UK Engage
UK Engage 提供简单而全面的解决方案，以应对远程和现场与会者主持复杂会议的挑战, including Secure AGM voting, Proxy voting, AV services, Governance reviews and fully integrated interactive meeting systems. Contact us on 0161 209 4808 to discuss your needs.
